¿Tu proveedor está en la lista del SAT? Por qué revisar a quién le compras también es una obligación empresarial
Introducción
Durante los últimos días, el Servicio de Administración Tributaria ha continuado actualizando los listados relacionados con contribuyentes que se encuentran dentro de los procedimientos previstos por el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.
El tema ha cobrado especial relevancia para las empresas debido a una razón que suele pasar desapercibida: una organización puede encontrarse en una situación fiscal aparentemente correcta y, aun así, enfrentar una contingencia derivada de las operaciones realizadas con alguno de sus proveedores.
El artículo 69-B contempla un procedimiento mediante el cual la autoridad puede presumir la inexistencia de operaciones cuando detecta que un contribuyente emitió comprobantes fiscales sin contar con los activos, personal, infraestructura o capacidad material necesarios para prestar los servicios o producir, comercializar o entregar los bienes que amparan dichos comprobantes.
Por ello, revisar únicamente las propias obligaciones fiscales ya no resulta suficiente.
También es importante conocer con quién realiza operaciones la empresa y conservar evidencia que permita demostrar que los bienes o servicios contratados realmente fueron recibidos.
¿Qué es el artículo 69-B?
El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación establece un procedimiento aplicable cuando la autoridad fiscal detecta determinadas circunstancias que pueden llevarla a presumir que las operaciones amparadas por ciertos comprobantes fiscales son inexistentes.
Entre otros supuestos, la autoridad puede considerar esta presunción cuando un contribuyente emite comprobantes sin contar con activos, personal, infraestructura o capacidad material para realizar las operaciones que documenta.
El procedimiento contempla diferentes etapas y listados, entre ellos contribuyentes presuntos, definitivos y aquellos que lograron desvirtuar la presunción.
Por esta razón, aparecer en un listado no significa que todos los casos se encuentren en exactamente la misma situación jurídica.
La etapa en la que se encuentre el procedimiento es fundamental para determinar sus efectos.
¿Por qué puede afectar a los clientes de un proveedor?
El problema no termina necesariamente con el contribuyente señalado por la autoridad.
Las empresas que hayan realizado operaciones con un contribuyente incluido en estos procedimientos también pueden necesitar revisar sus propias operaciones.
Esto se debe a que los comprobantes relacionados con operaciones que finalmente sean consideradas inexistentes pueden tener consecuencias fiscales para quienes los utilizaron.
Por ello, una empresa no debería asumir que una factura es suficiente únicamente porque fue emitida correctamente y aparece registrada en sus sistemas.
También debe poder acreditar que la operación que ampara ocurrió efectivamente.
Tener una factura no siempre es suficiente
Uno de los errores más comunes consiste en considerar que la existencia de un CFDI demuestra por sí misma que una operación fue realizada.
El comprobante fiscal constituye un elemento importante de la documentación de una operación, pero dependiendo de las circunstancias puede ser necesario contar con elementos adicionales que permitan acreditar su realización.
Por ejemplo, dependiendo del tipo de operación, pueden conservarse:
contratos;
cotizaciones;
órdenes de compra;
comprobantes de pago;
entregables;
reportes de servicios;
evidencia de recepción de mercancías;
comunicaciones relacionadas con la operación;
documentación que demuestre la prestación efectiva del servicio.
La documentación necesaria puede variar de acuerdo con la naturaleza y características de cada operación.
Lo importante es que exista una relación lógica entre lo contratado, lo facturado, lo pagado y lo efectivamente recibido.
¿Cómo puede una empresa revisar a sus proveedores?
La prevención comienza antes de que aparezca una contingencia.
Una empresa puede establecer procesos internos para revisar periódicamente la situación fiscal de sus principales proveedores y detectar oportunamente cualquier señal que requiera atención.
El SAT mantiene disponibles herramientas para consultar los listados relacionados con el artículo 69-B, incluyendo las categorías de presuntos, definitivos, desvirtuados y contribuyentes con sentencia favorable.
Esta revisión puede integrarse dentro de los procesos habituales de alta y seguimiento de proveedores.
No significa que todas las empresas deban suspender automáticamente una relación comercial ante cualquier coincidencia.
Significa contar con información suficiente para identificar qué situación existe y analizarla antes de tomar una decisión.
No todos los proveedores representan el mismo nivel de riesgo
Una empresa puede trabajar con cientos o miles de proveedores y no todos requieren necesariamente el mismo nivel de seguimiento.
Por ello, resulta útil establecer criterios internos de revisión considerando factores como:
monto de las operaciones;
frecuencia de contratación;
importancia del proveedor para la operación;
naturaleza de los servicios;
documentación disponible;
existencia de operaciones con partes relacionadas;
situación fiscal conocida del proveedor.
Este tipo de controles permite concentrar los esfuerzos en aquellas operaciones que representan una mayor relevancia para la organización.
La materialidad vuelve a ser fundamental
Cuando una empresa contrata un servicio, no basta con registrar contablemente el gasto.
También debe existir una realidad económica detrás de la operación.
Si una empresa contrata servicios de consultoría, por ejemplo, debería existir evidencia de que esos servicios fueron efectivamente prestados.
Si adquiere mercancías, debe poder demostrar su recepción y, dependiendo de la operación, su utilización o destino.
Si contrata servicios especializados, los entregables, reportes, comunicaciones y demás documentación relacionada pueden contribuir a demostrar cómo se desarrolló la operación.
La documentación debe corresponder con la realidad.
¿Qué hacer si un proveedor aparece en un listado?
Encontrar a un proveedor en uno de los listados del SAT no significa que la empresa deba tomar una decisión automática sin analizar el caso.
Lo primero es identificar:
qué listado corresponde;
en qué etapa se encuentra el procedimiento;
qué periodo comprende;
qué operaciones se realizaron con ese proveedor;
qué documentación existe;
y cuál fue la naturaleza real de las operaciones.
A partir de esa información puede determinarse qué acciones son necesarias.
En determinados casos puede ser necesario revisar operaciones específicas, integrar documentación adicional o realizar las aclaraciones que correspondan conforme a las disposiciones aplicables.
La respuesta adecuada depende de las circunstancias particulares de cada caso.
La revisión de proveedores debería formar parte del control interno
La revisión fiscal de proveedores no debería realizarse únicamente cuando aparece una noticia sobre nuevas listas del SAT.
Puede convertirse en un proceso periódico dentro de la administración de la empresa.
Un sistema de control puede contemplar:
revisión al momento de contratar;
actualización periódica de información;
conservación de expedientes;
validación de operaciones relevantes;
conciliación entre facturas, pagos y documentación;
seguimiento de proveedores críticos.
De esta manera, la empresa no depende exclusivamente de una revisión improvisada cuando surge una contingencia.
El costo de no documentar una operación
La falta de documentación puede convertirse en un problema cuando la empresa necesita demostrar que una operación efectivamente ocurrió.
Reconstruir meses o años después una relación comercial puede resultar complicado.
Es posible que algunos empleados ya no formen parte de la organización, que determinados archivos se hayan perdido o que resulte difícil localizar comunicaciones y entregables.
Por esta razón, conservar la documentación desde el momento en que ocurre la operación es considerablemente más eficiente que intentar reconstruirla posteriormente.
La prevención también es una forma de reducir costos administrativos.
El papel del contador en la prevención
La función del contador dentro de una empresa puede ir mucho más allá de registrar operaciones y presentar declaraciones.
El análisis periódico de proveedores, la conciliación de información y la revisión de documentación permiten identificar situaciones que podrían convertirse en contingencias fiscales.
El objetivo no consiste en desconfiar de todos los proveedores.
Consiste en establecer controles razonables que permitan a la empresa conocer y documentar adecuadamente las operaciones que realiza.
Una contabilidad ordenada debe reflejar la realidad económica del negocio.
Conclusiones
Las recientes actualizaciones de los listados relacionados con el artículo 69-B vuelven a poner sobre la mesa una cuestión importante para cualquier empresa: el cumplimiento fiscal no depende únicamente de las acciones propias.
Las operaciones realizadas con terceros también pueden generar contingencias cuando no existe suficiente documentación o cuando la situación fiscal de un proveedor requiere atención.
Por ello, revisar periódicamente a los proveedores, conservar evidencia de las operaciones y mantener expedientes completos constituye una práctica preventiva que puede reducir riesgos.
No se trata de asumir que un proveedor es irregular por aparecer en una publicación.
Se trata de conocer exactamente cuál es su situación, analizar las operaciones realizadas y contar con la documentación necesaria para acreditar que la empresa recibió efectivamente los bienes o servicios contratados.
En materia fiscal, una buena operación no termina cuando se recibe una factura.
Termina cuando la empresa puede demostrar qué contrató, con quién lo contrató, cuánto pagó y qué recibió a cambio.
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